Maak je ERP implementatie succesvoller met onze vijf tips – Profource

Het implementeren van een ERP systeem is zelden eenvoudig. Volgens onderzoek van PMI mislukt ongeveer een vijfde van de IT-projecten, loopt bijna de helft vertraging op of wordt het budget overschreden. Soms is het daarom het beste om de hulp en het advies in te roepen van een gespecialiseerde partner. In dit artikel geven we u in samenwerking met NetSuite best-practice advies en een aantal do’s en don’ts voor het implementeren van nieuwe software.

1. Doen… Wees voorbereid op verandering

Bovenal: wees realistisch, flexibel en open voor verandering. Wees eerlijk tegen uzelf en tegen elke implementatiepartner waarmee u wilt samenwerken. Stel ook niet te veel onrealistische eisen en luister naar het advies dat u krijgt. Externe adviseurs zullen normaal gesproken meer weten over de implicaties dan u zelf. Het kan zijn dat u een voorkeur heeft voor een implementatiepartner die goed past bij uw specifieke bedrijf of met directe ervaring in uw branche. Kijk idealiter uit naar consultancy partners die al hebben gewerkt met klanten die vergelijkbaar zijn met die van u. Luister naar wat ze zeggen en als het allemaal te makkelijk en te mooi klinkt om waar te zijn, vraag het dan nog eens.

2. Doen… Zorg ervoor dat uw gegevens schoon zijn en klaar voor conversie

Ga voor het project begint al aan de slag met het opschonen en verrijken van de data in het legacy systeem. Iedereen onderschat hoe belangrijk en tijdrovend deze essentiële fase kan zijn. Is de data niet schoon genoeg en gereed voor conversie, dan loop je het risico op problemen en projectvertragingen.

3. Doen… Zorg voor de juiste ondersteuning en buy-in

Zorg er vanaf het begin voor  dat u over de juiste middelen en investeringen beschikt om het project tot een succes te maken. Dit betekent buy-in van alle niveaus, van boven tot onder. Het senior management moet de financiële en operationele vereisten, die het bedrijf vanaf het begin kunnen beïnvloeden, begrijpen en er volledig achterstaan. En elke afdeling moet op de hoogte worden gebracht van eventuele veranderingen die de komende maanden of zelfs jaren van invloed kunnen zijn. Het is echt belangrijk om vanaf het begin alle beschikbare middelen in te zetten en iedereen voldoende tijd te geven om zich aan te passen.

4. Probeer niet … te snel te veel te doen

Vaak is de verleiding groot om de stekker uit een oud, ingebed ERP systeem te trekken en het nieuwe in één klap te implementeren, waarbij plotselinge en drastische veranderingen plaatsvinden. Maar dit is zelden een goed idee. Aanpassen aan verandering – en wennen aan nieuwe ERP systemen – kost tijd. Probeer niet alles in één keer te doen vanaf het begin. Begin klein en wen vervolgens stap voor stap aan eventuele aanvullende veranderingen. En probeer u te beperken door niet teveel wijzigingen aan te brengen of veel nieuwe apps te introduceren voor maatwerk. Het kost veel meer tijd en geld om dingen aan te passen en tests uit te voeren, die meestal ten koste gaan van de kwaliteit. Het is vaak beter om vast te houden aan gestandaardiseerde, beproefde cloudsoftware die hoe dan ook baat zal hebben bij regelmatige verbeteringen en updates.

5. Doen… prioriteit geven aan bedrijfscontinuïteit boven radicale verandering

Veel bedrijven maken zich zorgen over de mogelijke negatieve gevolgen van het overschakelen naar een ander systeem. De meesten maken zich zorgen over mogelijke downtime – die de verkoop in gevaar kan brengen. Maar het zal je verbazen hoe weinig mensen er goed over nadenken wat er daadwerkelijk met hun lopende zaken zal gebeuren. Hoewel een paar problemen en een verlies aan productiviteit te verwachten zijn (in ieder geval op korte termijn), is er altijd een manier om verstoring van kernbedrijfsprocessen (die in een vroeg stadium moeten worden geïdentificeerd) tot een minimum te beperken. In werkelijkheid kan het betekenen dat u enkele dagen geen facturen kunt verzenden. Maar een goed georganiseerd en georkestreerd IT-project mag uw handel nooit stilleggen.

Meer weten? Download het gratis whitepaper: A Guide to ERP Project Implementations and How to Make Them an Ongoing Success