E-facturatie interessant voor grote én kleine bedrijven

Uiteindelijk is het niet de vraag of, maar wanneer je overstapt op e-facturatie

Iedereen die onderneemt weet het: een goede kasstroom is de belangrijkste graadmeter om te zien hoe je bedrijf ervoor staat. Sterker nog, je kunt als bedrijf winstgevend zijn en tóch failliet gaan als je kasstroom negatief is. Cruciaal voor een gezonde kasstroom is een snelle betaling van facturen. Oplossing? E-facturatie!

En daar kan e-facturatie bij helpen
E-facturatie is sinds april 2019 verplicht voor overheidsinstellingen en veel grote bedrijven zijn al overgestapt. ‘Maar ook voor kleinere bedrijven is het interessant, zeker als je veel klanten hebt die er al mee werken.’ vertelt Jean-Marc, manager Finance & Control bij Profource.

Profource heeft bij verschillende klanten de implementatie van e-facturatie begeleid, maar stuurde zelf alleen e-facturen via een factuurportaal en nog niet vanuit het eigen ERP systeem. ‘Het werd tijd to practice what we preach. Wij hebben veel overheidsklanten, dus de business case was zo gemaakt. Bovendien werken we zelf met Oracle Cloud en hadden we niet eerder e-facturatie gekoppeld aan dit systeem. Het was een kans om ervaring op te doen waar onze opdrachtgevers vervolgens weer van profiteren.’

Het grootste voordeel van e-facturatie is snellere betaling
‘Daar ligt echt de winst’, vertelt Jean-Marc. ‘Door de komst van e-facturatie merken we dat onze facturen sneller betaald worden door onze klanten. Bovendien houden we meer tijd over voor andere activiteiten omdat routinematige werkzaamheden zijn weggevallen. Wij hebben gekozen om de extra tijd niet te gebruiken voor een besparing van FTE, maar te kijken hoe we als financiële afdeling op andere manieren waarde toe kunnen voegen aan de organisatie.’

Voor de leek: hoe werkt e-facturatie precies?
Rense, voormalig teammanager Finance & Control en als projectleider betrokken bij de implementatie van e-facturatie legt uit: ‘Ieder bedrijf dat wil werken met e-facturatie moet zich aansluiten op het PEPPOL netwerk. Via dit netwerk kunnen aangesloten organisaties elektronische documenten naar elkaar versturen, waaronder ook e-facturen en zorgt dat de verzonden e-factuur in het systeem van de klant terecht komt.’

Je eigen ERP-systeem direct aansluiten op het PEPPOL netwerk gaat veelal niet. Je hebt een tussenpartij nodig, een “access point”. Er zijn over de hele wereld aanbieders die dat kunnen. Een van de bekendste is TIE Kinetix, een partij met veel ervaring en een uitstekende reputatie. Als aan de achterkant de koppeling gemaakt is, werkt het heel gemakkelijk. De financiële afdeling voert de gegevens in, in het eigen ERP-systeem. Het systeem verstuurt de factuur vervolgens naar de server van TIE Kinetix die het weer doorstuurt naar het PEPPOL netwerk. Daar wordt de match gemaakt en de factuur komt automatisch in het ERP-systeem van de ontvanger. Rense: ‘Er komt geen mensenhand aan te pas.’

TIE Kinetix en Profource werken al langer samen. Arjan Sloot, Country Manager Benelux bij TIE Kinetix vertelt: ‘Profource en TIE Kinetix vullen elkaar uitstekend aan. Zij zijn heel sterk in het begeleiden van de onboarding en wij bieden het platform en de oplossingen om de e-facturatie te realiseren.’

Is het veilig?
‘Jazeker’, vertelt Jean-Marc. ‘Ik ben zelf een echte control freak, dus ik wil graag met eigen ogen zien dat het goed gaat. TIE Kinetix heeft een portal ontwikkeld waardoor je te allen tijde kunt inzien wat de status is en welke mutaties er zijn geweest. Dat werkt super.’ De foutmarge bij e-facturatie ligt veel lager dan bij handmatige facturatie en het is minder fraudegevoelig. Als het proces om wat voor reden dan ook stokt, kun je bovendien altijd terugvallen op het oude proces. Zolang nog niet 100% van je klanten werken met e-facturatie, zal dat blijven bestaan.

Je bent overtuigd, je wil overstappen op e-facturatie. Hoe doe je dat?
Het begint met het in kaart brengen van de vereisten. Waar moet de factuur aan voldoen om aangeboden te kunnen worden in het PEPPOL netwerk? ‘Het is fijn om een ervaren partij hierbij te betrekken, iemand die de juiste vragen kan stellen’, vertelt Rense. ‘Het is een continu proces. Hoe beter de match, hoe beter het werkt. Bij elke nieuwe klant die je aansluit moet je weer kijken of het klopt.’ Ook Arjan bevestigt dit: ‘Je hebt te maken met wettelijke en fiscale vereisten aan een factuur en de mogelijkheden van het ERP systeem. Daarbinnen moet je de ruimte opzoeken zo goed mogelijk aan te sluiten bij de wensen van de klant. Dat is soms best een puzzel.’

Techniek en inhoud: beide essentieel voor succesvolle e-facturatie
In het implementatieteam heb je daarom zowel technische mensen nodig, als mensen uit de operatie. ‘E-facturatie kan je het beste benaderen vanuit je bedrijfsdoelen en niet als een puur technisch IT-project. Zeker als je het structureel wil opzetten’, vertelt Arjan. Als de koppeling is gemaakt, bepaal je de onboarding strategie. ‘Start altijd met de klanten die al op PEPPOL aangesloten zijn. En met klanten die veel facturen van jou ontvangen. Dat is het laaghangend fruit’, vertelt Rense. ‘Vervolgens sluit je stap voor stap meer klanten aan en ga je het proces verder optimaliseren. Na de optimalisatie zorgt Profource dat de betrokkenen getraind worden en dat het proces geborgd is. Daarna doen wij een stapje terug, maar blijven op de achtergrond betrokken.’

Voor wie is e-facturatie interessant?
Op termijn voor iedereen, maar de meeste winst valt te halen als een aanzienlijk deel van je klanten werkt met e-facturatie. ‘Bij ons is op dit moment 40% van de omzet aangesloten op het systeem’, vertelt Jean-Marc. ‘Uiteindelijk is het niet de vraag of, maar wanneer je overstapt op e-facturatie. Als iedereen is aangesloten gaan we er echt de vruchten van plukken.’