De vraag
Facturen handmatig verwerken kost veel tijd en is foutgevoelig. Dat zag de overheid ook. Iedere overheidsinstelling werd daarom verplicht om vóór 18 april 2019 digitale facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Technisch kan dat in een week ingeregeld zijn. Maar hoe zorg je dat het ook echt voor je gaat werken? Daar hielp Profource 18 ministeries, grote gemeenten en andere overheidsorganisaties bij.
Onze aanpak
Als de inkooporder en factuur niet naadloos op elkaar aansluiten, is e-facturatie een wassen neus. 50% van de facturen moet dan alsnog handmatig verwerkt worden. Een efficiënte oplossing begint daarom met inzicht. Onze quickscan bracht duidelijke aandachtspunten in kaart, met oog voor de menselijke weerstand tegen veranderingen. We kennen het ERP-systeem en de bijbehorende financiële processen tot in elk detail. Daardoor konden we er snel voor te zorgen dat facturen effectief volledig geautomatiseerd verwerkt kunnen worden, met matching tot op de laatste orderregel. Hierdoor werkten onze opdrachtgevers efficiënter dan ze voor mogelijk hielden.
Zo brachten we de overheid verder
Onze opdrachtgevers voldeden op tijd aan de wettelijke voorwaarden. Check. Daarnaast realiseerden we samen een grote efficiencyslag waar ze op lange termijn profijt van hebben. De automatisering zorgt voor gemiddeld 50% capaciteitsbesparing. Of in andere woorden: 50% aan arbeidskracht die impactvoller ingezet kan worden. Bovendien brachten we de gemiddelde doorlooptijd van facturen met de helft terug, een andere doelstelling van de overheid. Samen met de overheid streven we naar verdergaande automatisering. Met techniek waar het kan en menselijk waar het moet. Zo brengen we de digitale toekomst van de overheid dichtbij.
